Wirtualne biuro to pojęcie może być nieznane początkującemu przedsiębiorcy. Co ono oznacza i po co jest takie wirtualne biuro, czym się zajmuje i czy może to służyć uczciwemu przedsiębiorcy czy może jest to pole do nadużyć i oszustw?
Wirtualne biuro „co to jest”? – zalety
Wirtualne biuro to usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez obecności fizycznej przedsiębiorcy (czy nawet całego przedsiębiorstwa) w danym miejscu. W praktyce wygląda to, że płacimy firmie, która prowadzi taki biznes opłatę miesięczną (w zależności od miasta, pakietu usługi lokalizacji najczęściej kwoty od 50zł do 200zł za m-c), w zamian otrzymujemy adres do rejestracji firmy, powiadomienie o otrzymaniu korespondencji, ewentualnej wizycie Urzędników. Możemy także poszerzyć zakres usług o infolinię (czyli obsługę telefoniczną firmy) czy nawet wynająć salę na spotkania lub biuro na co dzień (najczęściej korzystają z takiego rozwiązania freelancerzy (czyli osoby pracujące na zlecenie bez konkretnego etatu), czasem trudno im efektywnie pracować w domu, a dzieląc biuro z innymi osobami można zapewnić sobie atmosferę pracy za stosunkowo niewielką stawkę wynajmu biura (nawet na godziny).
Założenie jest słuszne, rozwój internetu spowodował, że wiele osób prowadzi swoje firmy „w domu” lub on-line (teraz nazywa się to po angielsku „no office” czyli biuro bez biura), a dzięki temu zyskuje się adres do rejestracji firmy w tzw. prestiżowych lokalizacjach, np. w centrum Warszawy, a nawet Londynu (planuje także Wam napisać dlaczego opłaca się rejestrować firmę w Anglii) i nie „obciążać” swojego prywatnego adresu.
Outsourcing pozwala zredukować koszty i nawet coraz więcej dużych firm korzysta z usług firm świadczących takie usługi (najczęściej w zakresie księgowości, telemarketingu czy innej obsługi telefonicznej firm). Często firmy prowadzące tzw. wirtualne biura oferują także usługi księgowe czy prawne (doradztwo, rejestrację spółek). Z moich obserwacji to jest bardzo popularny sposób na biznes czyli złożenie takiego wirtualnego biura.
Wirtualne biuro „co to jest”? – nadużycia i oszustwa
Teraz „druga strona medalu” czyli jak niektórzy wykorzystują wirtualne biura do nadużyć i oszustw? Sprawa jest prosta, rejestrują w takim biurze np. spółkę z nieosiągalnym prezesem i jednoosobowym zarządem (choć może to być każda inna forma prawna przedsiębiorstwa) czyli np. osobą aktualnie bezdomną czy z nałogami uniemożliwiającymi jej normalne funkcjonowanie. Taka Spółka „prężnie działa” przez jakiś czas wystawiając najczęściej faktury VAT na duże kwoty. Oczywiście opłaca się to tylko wtedy jeśli nie zapłaci podatku, a jej kontrahenci na podstawie tych faktur obniżą podatek należy VAT, czyli po prostu nie zapłacą podatku lub nawet wystąpią o jego zwrot.
Z uwagi na to, że osoba reprezentująca taką spółkę jest trudna lub niemożliwa do zlokalizowania, a jedyny adres jaki widnieje na dokumentach to też z wirtualnego biura.
Wirtualne biuro „co to jest”? – wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego
Naczelnicy Urzędów Skarbowych próbowali z tym walczyć, swojego czasu nie nadając numerów NIP firmą rejestrowanym w takich wirtualnych biurach. Taką praktykę przerwał jednak Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt II FSK 3549/13) uznał, że fiskus nie ma prawa odmówić nadania NIP firmie, która w zgłoszeniu podała adres wirtualnego biura.
Teoretycznie, aby zarejestrować firmę pod danym adresem należy posiadać tytuł prawny do lokalu (czyli np. akt własności ale też umowę najmu czy inną umowę, która faktycznie zawiera się z właścicielem takiego wirtualnego biura). Faktycznie z moich doświadczeń wynika, że niestety nikt tego nie weryfikuje.
Oczywiście nie można zakładać, że wszystkie firmy zarejestrowane w wirtualnych biurach powstały, aby oszukać budżet państwa nie płacąc czy wyłudzając podatki lub oszukiwać inne firmy lub osoby prywatne i zniknąć, ale myślę, że jest to czynnik ułatwiający takie nadużycia.
źródło zdjęcia frontlinebc.com